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„Bei uns ist das kein Thema, die Kollegen gehen ja in Altersteilzeit. Da haben wir zwei, drei Jahre Zeit.“ Dieser Satz fällt in fast jedem Gespräch über Wissenssicherung, sobald es um die Babyboomer geht. Er klingt vernünftig. Und er ist der Grund, warum in vielen Unternehmen trotz langer Vorläufe am Ende niemand vorbereitet ist.
Warum die Annahme so plausibel ist
Altersteilzeit ist planbar. Das Datum steht fest, oft Jahre im Voraus, und wer einen Vertrag unterschrieben hat, wird nicht plötzlich kündigen. Im Vergleich zu einem Abgang mit vier Wochen Frist wirkt das wie ein Luxus. Personalabteilungen haben das Datum im System, Führungskräfte kennen es, die betroffene Person sowieso. Was soll da schiefgehen?
Die Antwort steckt in der Form, in der Altersteilzeit in den meisten Unternehmen gelebt wird. Das Blockmodell teilt die Laufzeit in eine Arbeitsphase und eine anschließende Freistellungsphase. In der ersten Hälfte wird voll gearbeitet, in der zweiten gar nicht mehr. Die Person bleibt formal angestellt, ist aber nicht mehr da.
Was in der Arbeitsphase tatsächlich passiert
Die Arbeitsphase ist keine Übergabephase. Sie ist eine ganz normale Arbeitszeit, und die Person, um die es geht, ist in der Regel diejenige, die am meisten gefragt wird. Gerade weil sie seit Jahrzehnten dabei ist, landen die schwierigen Fälle bei ihr. Wer in dieser Lage zusätzlich ein Übergabehandbuch schreiben soll, verschiebt es, nicht aus Unwillen, sondern weil das Tagesgeschäft immer dringender ist.
Dazu kommt die Nachfolge. In vielen Fällen wird sie erst besetzt, wenn das Ende der Arbeitsphase näher rückt, aus Budgetgründen oder weil die Stelle schwer zu besetzen ist. Dann bleiben für die gemeinsame Zeit wenige Monate, manchmal Wochen. Aus drei Jahren Vorlauf ist ein Vierteljahr Überschneidung geworden.
Der Tag, an dem die Freistellung beginnt
Mit Beginn der Freistellungsphase endet der Zugriff abrupt. Man kann die Kollegin nicht mehr eben fragen, und man sollte es auch nicht, denn sie ist freigestellt. Viele helfen trotzdem gern, wenn das Telefon klingelt. Darauf eine Organisation zu bauen, ist aber kein Plan, sondern eine Hoffnung.
Ein Muster sehen wir dabei immer wieder. Die Fragen, die in den ersten Monaten nach der Freistellung kommen, betreffen kaum den Alltag. Sie betreffen die seltenen Fälle: die Anlage, die nur im Winter Probleme macht, den Kunden, der alle zwei Jahre neu verhandelt, die Prüfung, die nur bei einem Audit verlangt wird. Gerade diese Fälle sind in einer Arbeitsphase, in der vor allem Alltag stattfindet, nie aufgetaucht.
Der Umfang des Problems
In Deutschland gehen jedes Jahr rund 1,3 Millionen Menschen in Rente, während nur etwa 800.000 in den Arbeitsmarkt eintreten. Bis 2036 fehlen dadurch etwa 4,3 Millionen Arbeitskräfte (IW Köln, 2026). Ein Teil dieser Abgänge läuft über Altersteilzeit, wie groß dieser Teil in Ihrem Unternehmen ist, weiß Ihre Personalabteilung. Wie viel Erfahrungswissen dabei an den Personen hängt, weiß meist niemand so genau.
Eine Einschränkung gehört hierher: Wer Altersteilzeit im Teilzeitmodell lebt, also über die gesamte Laufzeit mit reduzierter Stundenzahl, hat tatsächlich einen längeren Übergang mit echter Überschneidung. Das Modell ist in der Praxis seltener, aber wo es gilt, verschiebt sich das Problem eher in die Frage, ob die gemeinsame Zeit auch genutzt wird.
Was stattdessen trägt
Der Vorlauf ist ein echter Vorteil, wenn er als Projekt behandelt wird und nicht als Wartezeit. Drei Dinge machen den Unterschied.
Erstens das Datum. Der relevante Stichtag ist nicht das Rentenalter, sondern der erste Tag der Freistellungsphase. Ab diesem Datum rückwärts gerechnet beginnt die Wissenssicherung etwa ein Jahr vorher, nicht in den letzten Wochen.
Zweitens der Umfang. Nicht das gesamte Berufsleben wird erfasst, sondern die Vorgänge, bei denen die Person heute gefragt wird, und die seltenen Fälle, die nur sie kennt. In einem KI-gestützten Interview braucht das rund 30 Minuten Expertenzeit je Gespräch, verteilt über Monate, sodass das Tagesgeschäft nicht leidet. Wie man die kritischen Rollen dafür auswählt, steht im Beitrag zur Baby-Boomer-Rentenwelle.
Drittens das Ergebnis. Was erfasst wird, wird geprüft und so abgelegt, dass die Nachfolge es vorfindet, egal wann sie startet. In Omnora-Projekten sehen wir dabei eine um 15 bis 30 Prozent kürzere Einarbeitungszeit und 20 bis 40 Prozent weniger Fragen an die Wissensträger. Das sind unsere eigenen Messungen aus Projekten, keine externe Studie.
Bleibt eine Frage für die nächste Personalrunde: Wer in Ihrem Unternehmen beginnt in den nächsten zwölf Monaten eine Freistellungsphase, und bei wem davon würde die Abteilung es im ersten Winter merken?
